Niek de Graaf: Ere wie ere toekomt
2 januari 2019
Selfcoaching
7 januari 2021

Het zal je waarschijnlijk niet zijn ontgaan. De laatste jaren wordt er veel over gesproken en door het coronavirus is het er zeker niet beter op geworden. We ervaren de laatste jaren meer hoge werkdruk en werkstress. Tenminste één op de zeven werkende Nederlanders heeft last van oververmoeidheid en emotionele uitputting. Dit zijn belangrijke indicatoren voor het krijgen van een burn-out.

Ervaar je dit in meer of mindere mate dan is het belangrijk snel in te grijpen voor het verder misgaat. Vragen waar je vooral antwoord op wilt krijgen zijn waarschijnlijk: hoe maak ik mijn werk weer leuker en hoe kan ik zelf weer in regie komen? Als je je aan het einde van de dag leeg voelt, moe opstaat en je uitgeput voelt, is dat voor jezelf al heel vervelend maar ook voor de mensen in je omgeving.

Je kent het misschien wel dat je bij het indrukken van de wekker al denkt, ik geef de pijp aan Maarten. Wie die Maarten dan ook is. Of dat je gedurende de dag een hoge mate van ontevredenheid en opgejaagdheid ervaart, of al meer werk krijgt in plaats van dat er iets van de werkstapel afgaat. Af en toe eens wat stress ervaren is geen probleem. Als er op tijd weer ontspannen periodes zijn, kunnen we veel aan. Een beetje stress is zelfs soms nodig om tot goede prestaties te komen. Het wordt anders als je het stresshormoon cortisol veelvuldig aanmaakt en dit zelfs effect krijgt op je zenuwstelsel. Zorg dat het niet zover komt.

Inzicht in je stresslevel

Het is belangrijk te weten of er iets bij jou aan de hand is waar verandering in nodig is. Wat ervaar je nu en wat zou je willen? Het begint met inzicht. Inzicht in wat je voelt, wanneer stress ontstaat en vooral inzicht in wat je eraan kunt doen. Voorkomen is echt veel beter dan blussen. Je wilt niet in een burn-out terecht komen, daarvandaan is de weg terug veel lastiger. Waaraan kun je nu herkennen dat er iets aan de hand is wat niet overwaait?  

Kenmerken van werkstress:

  • Je verliest het overzicht en begint fouten te maken
  • Je geheugen werkt minder goed en je creatieve vermogen neemt af
  • Je focus en concentratie wordt minder
  • Helder, rationeel en analytisch denken wordt al moeilijker voor je
  • Emoties beïnvloeden veel en je vertrouwen naar anderen neemt af
  • Je bent vaker ontevreden
  • Je flexibiliteit wordt minder en beslissingen nemen wordt lastiger
  • Je communicatie komt onder druk te staan (bv. een boze toon of juist niets meer zeggen)

Lichamelijke kenmerken van stress:

  • Spanningshoofdpijn
  • Hoge bloeddruk
  • Hyperventilatie
  • Hartkloppingen
  • Misselijkheid
  • Maagpijn
  • Trillend ooglid
  • Vermindering in je afweersysteem

Je ziet dat dit een rijtje met vervelende kenmerken is dat je liever niet herkent bij jezelf.

Informatiestress of infobesitas 

Naast de bovengenoemde punten is er ook nog informatiestress, ook wel information overload genoemd of ‘infobesitas’. Infobesitas, het woord alleen is al een trigger. Deze vorm van spanning wordt veroorzaakt door een te grote stroom informatie die je tot je neemt. Je hersenen kunnen een beperkte capaciteit informatie verwerken, bij een te grote hoeveelheid raak je uit je doen en krijg je moeite om je op een onderwerp te concentreren.

De hoeveelheid informatie die je krijgt is zeker de laatste jaren enorm toegenomen. Denk aan de hoeveelheid mail die je dagelijks ontvangt maar ook aan social media als Facebook, Instagram en LinkedIn. Maar ook nieuws, radio, tv en allerlei apps kunnen ons enorm bezighouden. Informatiestress treedt daardoor helaas steeds vaker op. Wanneer je te veel informatie voorgeschoteld krijgt kun je soms geen keuzes meer maken en kan hierdoor keuzestress ontstaan. Informatiestress wordt ook teweeggebracht door de kloof tussen wat je begrijpt en weet, en wat je denkt te moeten weten en begrijpen.

FOMO: Fear of missing out

Fear of missing out is de angst om iets mis te lopen of een achterstand op te lopen ten opzichte van anderen. Deze (vaak onbewuste) aanname kan het gevoel geven dat je minder gelukkig bent als je dingen mist. Vaak denken we dat dit alleen toepasbaar is bij het missen van berichten op bijvoorbeeld social media. Het kan ook zijn dat je geen nieuws, overleg of vergadering wilt missen of in elk project vertegenwoordigt wilt zijn. FOMO kan dan resulteren in je buitengesloten gaan voelen. Doorgaans wil je dat echt niet. Het gevoel buiten de groep te staan geeft veel stress. Ervoor kiezen niets te willen missen doet dit helaas ook.

Stress verminderen

Als je merkt dat jij te veel stress ervaart (en het liefst ook inzicht hebt gekregen wanneer de stress zich voordoet) kun je de eerste stappen gaan zetten. Lukt het je niet om te achterhalen wat er aan de hand is, kan het fijn zijn om daar met een coach over te spreken. Bespreekbaar maken is zeker bij hoge nood belangrijk. Je kunt ook een stressleveltest invullen waardoor je een idee krijgt van de hoogte van jouw stress ten opzichte van wat als normaal wordt beschouwd.

Structureel te veel werk en verbale communicatie

Als er sprake is van een kwantitatieve overbelasting in je werk, dus met andere woorden een te grote stapel werk in een te beperkte tijd, dan is verbale communicatie nodig. Als het een korte periode betreft, kun je nog denken met flexibiliteit en wellicht wat extra uren werken tot de oplossing te komen. Daar is niets mis mee. Als je structureel te weinig tijd hebt, kun je dit gewoonweg niet volhouden. Uit onderzoek blijkt ook dat wanneer je overcompenseert in de zin van bijvoorbeeld steeds 120% werken er ergens iets 20% aandacht te kort krijgt. Denk aan te kort aandacht voor je partner, kinderen of je gezondheid. Het komt dus als een boemerang terug bij je in de vorm van bijvoorbeeld ruzie of gezondheidsproblemen.

Verbale communicatie, dus je gaan uitspreken, is nodig om je probleem op te lossen. Praat met je teamleider, een deskundige, een collega of vraag een vriend of vriendin wat zij zouden doen als zij in jouw situatie zouden zitten. De keuze is in dit geval niet reuze. Je doet er zelf wat aan door aan te geven wat er wel kan en wat er niet meer kan. Dit is geen falen. Dit is jezelf, maar ook je collega’s en misschien wel de klanten beschermen. Als je uitvalt is het probleem veel groter. Denk ook even praktisch. De grootste tijdslurper die we op dit moment hebben is vergaderen. Misschien kun je bepaalde overleggen een aantal keren overslaan en/of je laten informeren door een collega die wel aanwezig was.

10 praktische tips om je werkdruk te verlagen:

  1. Zorg voor een goede indeling van je mailmappen. Het kost heel veel tijd en vergt veel van je mindset als je steeds een hele berg mail door moet. Denk aan een map belangrijk en urgent, een map procedures, een map per project waar je aan werkt etc. Beantwoord een mail die binnen twee minuten is afgerond direct. Verdeel de rest in mappen. Je kunt dan bv. starten met werken uit je belangrijk en urgent map. Je houdt zo meer overzicht. Denk na over hoe dit voor jou zou kunnen werken.
  2. Regel een niet storen periode. Bv. elke dag een vast moment. Communiceer dit.
    Mensen wennen er snel aan en je kunt echt even doorwerken zonder gestoord te worden. Dit levert je veel tijdswinst op.
  3. Vergader 1 vaste dag in de week niet.
  4. Werk indien mogelijk minimaal 1 dag per week buiten kantoor (normaal gesproken)
  5. Zet de geluiden op je telefoon uit (dit zorg voor veel meer concentratie)
  6. Lees niet per binnengekomen bericht je mail maar cluster dit naar bv. drie keer per dag. Dit voorkomt dat je steeds van de hak op de tak vliegt. Dat bespaart ook veel tijd.
  7. Label je werk in de categorie simpel en complex. Complex doe je in tijden waarin je verwacht weinig gestoord te worden, simpel werk doe je in tijden waarin je die storingen wel voorziet.
  8. Minimaliseer spullen om je heen. (12% stijging productiviteit!)
  9. Cluster taken. Bv. facturen maken en boekhouding doen horen bij elkaar. Of doe project A taken achter elkaar. Niet project A en B door elkaar. Dit helpt met focus houden en kost minder tijd. Je doet tenslotte ook niet 1 sok per keer in de wasmachine.
  10. Vang taken en ideeën op (zie verdere uitleg).

Zorg voor een takensysteem

Je hoofd is om te denken, een systeem is om te onthouden. Ons geheugen zorgt ervoor dat we niet alles zelf bij kunnen houden. Je kent het waarschijnlijk wel dat je om de haverklap dingen te binnen schieten waarvan je denkt, dat moet ik niet vergeten. Dat laatste gebeurt dan toch. Je kunt ook niet altijd meteen uitvoeren wat je bedenkt omdat je bv. in de rij bij een kassa staat of iets dergelijks. Zorg daarom voor een takenlijst. De manier waarop je die maakt kan afhangen van het soort werk wat je doet.

Het maken van een takenlijst

Soms is er via je werk al een takensysteem. Zorg dat het voor jou werkt. Denk aan een lijst waarop je jouw eigen zakelijke taken plaatst. Je kijkt één keer per week wat er van die lijst naar je agenda toe geplaatst moet worden. Klinkt simpel en dat is het ook. Het letterlijke afblokken van je tijd zorgt ervoor dat je meer overzicht hebt in wat prioriteit heeft op die dag. Maak een repeterende afspraak in je agenda op een vast moment om naar je takenlijst te kijken. Je kijkt dan wat je in je agenda gaat plaatsen en wat je weer op de takenlijst erbij wilt zetten. Als je een digitale lijst bijhoudt die ook synchroniseert met je telefoon, kun je onderweg iets wat je te binnen schiet erbij plaatsen. Vaak staat er op je telefoon iets als ‘notes of notities’ waar je takenlijsten in kunt maken. Op deze manier werken geeft veel mensen rust. Je weet dat je het niet meer vergeet, want het staat ergens en de controle is er door één keer per week te checken. Zorg wel dat de lijst niet op een boekwerk gaat lijken. Maak dus wel keuzes. Niet belangrijke en niet urgente dingen kun je eventueel op een aparte lijst plaatsen, waar je af en toe eens wat vanaf haalt omdat je het bijvoorbeeld erg leuk vindt om te doen.

Ontevreden over je werk?

Je kunt naast de genoemde voorbeelden van werkstress ook ervaren dat je niet meer weet of je werk nog wel leuk genoeg is voor je. Je mist misschien voldoening of je vindt dat de resultaten niet zijn wat je gehoopt had. Ook dit geeft stress die je niet te lang wilt laten aanhouden. Is er nog invloed uit te oefenen door jou om het te verbeteren? Heb je er al iets of alles aan gedaan? Weet je wat je wilt? Kortom ook op dit vlak valt er veel werkplezier terug te winnen. Kun je jouw competenties volledig inzetten of ben je gewoon toe aan nieuwe uitdagingen en zijn ze dan wel of niet bij je bestaande werkgever te krijgen? Hoe zit het met je grenzen? Weet je die en overschrijd jij ze, of doen anderen dat? Als je hier niet uitkomt is het goed om eens over je werk met een (loopbaan)coach te praten. Welke persoonlijke ontwikkeling wil je? Wat wil je weer uit je werk kunnen halen wat je nu niet ervaart? Wil je meer weten over dit onderwerp of over jezelf, voel je dan vrij om een gratis adviesgesprek in te plannen via de agenda op de website van 4changes of bel: 06-15333010.