Optimaal vergaderen

Vergadercultuur en vergaderleed

Vergaderen is voor Nederlanders net zo gewoon als fietsen. Zo’n 6,4 miljoen mensen brengen ongeveer een kwart van hun werktijd door met vergaderen. Managers doen soms de hele dag niets anders en rijgen de ene vergadering aan de andere. In totaal bedragen de arbeidskosten die met vergaderingen gemoeid zijn, zo’n 25 tot 30 miljard euro per jaar.  

Een inefficiënte vergadercultuur kan een organisatie volledig lamleggen, terwijl de kosten van al dat geklets hoog oplopen. Vergaderen is een van de duurste vormen van communicatie en slurpt tot vijfentwintig procent van de totale personeelskosten op.

Waardevolle tips:

  1. Vraag je in eerste instantie af of het echt nodig is dat iedereen bij elkaar komt.Open deur wellicht, maar we vergaderen soms om het vergaderen en dit komt toch nog vaker voor dan u denkt.
  2. Maak voorafgaande aan de vergadering een agenda.Plaats de agendapunten in een juiste volgorde. Belangrijk en urgent eerst, daarna belangrijk en niet urgent, vervolgens urgent en niet belangrijk en tenslotte schrap je niet belangrijk en niet urgent. Bij de agendapunten geef je aan wat het doel is. Bv. inventariseren, of instructie of besluitvorming. (Afhankelijk van wat je met het punt wilt) De volgorde van de punten zo kiezen, is dat het belangrijkste ook eerst behandeld wordt en het verhoogt de kwaliteit van de beslissingen.
  3. Naast het doel vermelden kun je per agendapunt een hoofdvraag formuleren. Bv. “Hoe gaan we om met het inwerken van onze stagiaires”. Dit zorgt ervoor dat iedereen begrijpt wat er met het agendapunt bedoeld wordt en zo kan iedereen zelf al voorafgaand aan de vergadering nadenken. Eventueel plaats je tijden op de agenda waarbinnen het onderwerp besproken kan zijn. Wijs dan ook een tijdbewaker aan die meldt wanneer er bv. nog tien minuten over zijn.
  4. Vergader niet langer dan negentig minuten. Na deze periode kun je je serieus afvragen hoeveel mensen nog aangehaakt zijn bij het onderwerp. Kader het probleem wat je bespreekt. (Dus als ik het goed begrepen heb…) Dit zorgt ervoor dat we bv. tien minuten spreken over het issue en vijftig over de oplossing i.p.v. andersom. Dit kaderen doet de sfeer van de vergadering veel goed. De mind-set blijft vele malen positiever.
  5. Richt je als voorzitter ook tot de wat stillere deelnemers. Met open vragen als “Pieter wat vind jij ervan, denk jij dat dit de juiste oplossing is?”, nodig je uit tot het meer deelnemen van de wat minder assertieve mensen, die natuurlijk doorgaans ook zeer goede meningen hebben.

 

Voor meer info: bel vrijblijvend met 06-15333010 of mail via info@www.4changes.nl